Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez KSAP

Gwarantując prawo do prywatności chcemy poinformować o zasadach, celach i sposobach przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Krajową Szkołę Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego. 

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO)

Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych jest Krajowa Szkoła Administracji Publicznej im. Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej Lecha Kaczyńskiego (KSAP), z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-922) przy ulicy Wawelskiej 56.

Z administratorem możesz skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej: info@ksap.gov.pl oraz za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem wskazanym powyżej.

Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz skontaktować się we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@ksap.gov.pl lub za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem siedziby Administratora z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”.

Cele, sposoby i podstawy przetwarzania danych osobowych

  1. Realizacja kształcenia stacjonarnego (rekrutacja, kształcenie, pierwsze zatrudnienie, monitorowanie obowiązku zatrudnienia)
    • art. 6 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, którym jest kształcenie i przygotowanie do służby publicznej urzędników służby cywilnej oraz kadr wyższych urzędników administracji Rzeczypospolitej Polskiej
  2. Realizacja szkoleń i projektów szkoleniowych dla pracowników administracji publicznej
    • art. 6 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, jakim jest organizacja szkoleń dla pracowników administracji publicznej 
  3. Realizacja szkoleń dla osób fizycznych innych niż pracownicy administracji publicznej (zarówno w przypadku osobistego zgłoszenia jak i dokonania zgłoszenia przez pracodawcę)
    • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy
  4. Realizacja konferencji i innych wydarzeń o charakterze edukacyjnym lub szkoleniowym 
    • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub art. 6 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, którym jest kształcenie i przygotowanie do służby publicznej urzędników służby cywilnej oraz kadr wyższych urzędników administracji Rzeczypospolitej Polskiej a także organizacja szkoleń dla pracowników administracji publicznej
  5. Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z Kontrahentami, Wykładowcami lub innymi podmiotami świadczącymi usługi dla Administratora
    • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy
  6. Rozpatrywanie skarg i wniosków
    • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego
  7. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń (np. w sytuacji braku realizacji usługi po stronie Wykonawcy)
    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest możliwość ustalenia, dochodzenia oraz obrony przed roszczeniami 
  8. Prowadzenie rozliczeń księgowych i finansowych
    • art. 6 ust. 1 lit c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w szczególności na mocy przepisów podatkowych oraz dotyczących rachunkowości i ubezpieczeń społecznych
  9. Archiwizacja dokumentacji
    • art. 6 ust. 1 lit c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze 
  10. Wysyłka newslettera
    • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda w zakresie przetwarzania danych osobowych w celu wysyłki newslettera
  11. Monitoring wizyjny prowadzony w budynkach Administratora
    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa 
  12. Prowadzenie rekrutacji do pracy w KSAP
    • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na mocy art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
  13. Prowadzenie działalności bibliotecznej
    • art. 6 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, którym jest zapewnienie dostępu do zasobów dorobku nauki i kultury polskiej oraz światowej
  14. Realizacja korespondencji mailowej, tradycyjnej oraz udzielanie informacji telefonicznej
    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest zapewnienie odpowiedniego poziomu obsługi Klienta w celu załatwienia sprawy 
  15. Realizacja zakwaterowania w budynku Administratora osób niebędących w trybie kształcenia stacjonarnego
    • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy
  16. Prowadzenie stron internetowych
    • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną

Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych jest niezbędne do realizacji procesu kształcenia stacjonarnego, szkoleń jak również do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności. Oznacza to, że jeśli chcesz skorzystać z oferowanych przez nas usług musisz podać swoje dane osobowe. Twoje dane osobowe mogliśmy również otrzymać od Twojego pracodawcy w momencie dokonania zapisu na szkolenie. Przekazane dane to co do zasady: imię, nazwisko, stanowisko służbowe oraz adres mailowy. W przypadku wysyłki newslettera podanie danych jest dobrowolne jednak konieczne do uzyskania możliwości jego otrzymywania.

Czas przechowywania danych osobowych

Administrator ma obowiązek przechowywać dane przez okres niezbędny do czynności określonych powyżej odpowiednio dla każdego procesu przetwarzania, a po jego realizacji przez obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji, ustalony odrębnymi przepisami prawa podatkowego oraz dotyczącymi rachunkowości, ubezpieczeń społecznych lub archiwizacji dokumentacji (Administrator jest związany Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). W przypadku przetwarzania na podstawie zgody, dane są przetwarzane do czasu jej wycofania.

Sposoby wycofania zgody

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowodnym momencie przesyłając informacje na adres: iod@ksap.gov.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Udostępnienie i powierzenie danych

Dane osobowe mogą zostać udostępnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Dane mogą zostać również przekazane innym podmiotom przetwarzającym, działającym na zlecenie Administratora lub współpracującym z Administratorem na podstawie zawartych umów powierzenia, w tym podmiotom realizującym czynności obsługi IT.

Prawa osób, których dane dotyczą

  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
  • sprostowania (poprawiania) swoich danych,
  • usunięcia swoich danych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych,
  • przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO)
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.